Munkavállalónk e-mailjének ellenőrzése, ha éppen nyaral
A munkavállaló céges postafiókjának ellenőrzésének szabályai
Mi a jogszerű eljárás akkor, ha kollégánk épp nem elérhető, de a céges postafiókjában lévő levelekre sürgősen szükségünk van?
Mielőtt még szabadságra megy a dolgozó
Alapvetően az a probléma a munkavállaló e-mailjeinek a főnöke általi megismerésével, hogy lehetséges, hogy a munkavállaló barátja épp egy intim tartalmú levelet küldött a munkavállalónak. Ez az ismerős pedig nem járult hozzá, nem tud hozzájárulni ahhoz, hogy a levelezőpartnerének felettese ellenőrizze a leveleket, elolvassa féltve őrzött titkait.
Éppen ezért a legfontosabb teendő, hogy ha munkavállalónk tartós távollétre készül (akár nyaralás, betegség, szülés miatt), hogy beállítsa a postafiókot oly módon, hogy a beérkező e-mailek visszapattanjanak a feladónak azzal az üzenettel, hogy a címzett tartósan távol van, ezért céges ügyekben XY-t kell keresni. Így a postafiók átirányítása nélkül sem vesznek el fontos és sürgős levelek.
Ha már szabadságon van a kolléga, de szükség lenne egy fontos, régebbi levélre
Adatvédelem ide vagy oda, nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a cég akkor is működik tovább, amikor épp nyaral a legfontosabb emberünk. A levelekre persze ekkor is szükség lehet. A legjobb, ha folyamatosan egy publikus platformra mentjük a fontos céges leveleket, de ha ezt nem tettük meg, a következő eljárás a követendő:
- A munkavállaló jelöljön ki egy helyettest, aki tartós távollét esetén jogosult lesz az e-maileket megtekintetni. Helyettes kijelölése hiányában két másik munkavállaló végezze a postafiók megnyitását. Lehetőleg ne a munkavállaló felettese legyen, aki betekint az elektronikus postafiókba.
- A levelek megkeresésénél koncentráljunk a keresett tartalomra. A feladó, tárgy, dátum mezők ebben segítséget nyújtanak. Ne nyissunk meg olyan levelet, aminek pl. a tárgyából már látszódik, hogy nem lesz benne a keresett információ.
- Ha a levél megnyitása után derül ki, hogy a levél magánjellegű, úgy azt be kell zárni, és nem adható át a felettes, munkáltatói jogkör gyakorlója részére.
- Ha a munkavégzéssel kapcsolatos releváns információ olvasható a levélben, arról elektronikus vagy papír másolat készíthető, és a továbbiakban üzleti célból felhasználható. Fontos, hogy a két másik munkavállaló által végzett postafiók ellenőrzésről készüljön jegyzőkönyv, vagy legalább egy e-mailben tájékoztassuk a részletekről a munkavállalót.
Ha hasznosnak találta írásomat, iratkozzon fel hírlevelemre, hogy első kézből értesüljön az adatvédelem és a közérdekű adatok nyilvánossága témakörével kapcsolatos információkról.
Adatvédelmi tanácsadás szolgáltatásomról és az adatvédelmi auditálásról e szövegre kattintva olvashat.
Valamennyi hozzászólást az RSS 2.0 hírcsatornán lehet követni. Szóljon hozzá, vagy adjon a saját honlapjáról egy visszakövetést.
Tisztelt Uram! Nagyon érdekes amit leírt, de erre igazán jó megoldás nem nagyon van, sajnos. Azonban valójában a céges email címre, nem szabadna magán, intim jellegű üzeneteket küldeni, és akkor nincs is probléma. Zsolt