Az adatvédelmi biztos nyilvántartása

Az adatvédelmi biztos nyilvántartása

Az adatvédelmi törvény 28. §-a alapján az adatkezelő köteles az adatkezelés megkezdése előtt bejelenteni adatkezelését az adatvédelmi biztos nyilvántartásába.

Minden adatkezelést be kell jelenteni? Mik a kivételek? Ha továbblapoz, elérheti a bejelentő nyomtatványt is.

Az adatvédelmi biztos nyilvántartása

Így szól a törvény:

28. § (1) A személyes adatokat kezelő adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni
a) az adatkezelés célját;
b) az adatok fajtáját és kezelésük jogalapját;
c) az érintettek körét;
d) az adatok forrását;
e) a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját;
f) az egyes adatfajták törlési határidejét;
g) az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét (székhelyét), a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét;
h) a belső adatvédelmi felelős nevét és elérhetőségi adatait.
(2) A jogszabályban elrendelt adatkezelést a szabályozás tárgya szerint feladatkörrel rendelkező miniszter, hatáskörrel rendelkező központi államigazgatási szerv vezetője, illetőleg a polgármester, főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke köteles bejelenteni a jogszabály hatálybalépését követő 15 napon belül.
(3) A nemzetbiztonsági szervek az adatkezelésük célját és jogalapját jelentik be.
29. § (1) Az adatkezelő az első nyilvántartásba vételkor nyilvántartási számot kap. A nyilvántartási számot az adatok minden továbbításánál, nyilvánosságra hozásánál és az érintettnek való kiadásakor fel kell tüntetni.
(2) A 28. § (1) bekezdésében felsorolt adatok megváltozását 8 napon belül be kell jelenteni az adatvédelmi biztosnak, és a nyilvántartást megfelelően módosítani kell.
30. § Nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba azt az adatkezelést, amely
a) az adatkezelővel munkaviszonyban, tagsági, tanulói viszonyban, ügyfélkapcsolatban álló személyek adatait tartalmazza;
b) egyház, vallásfelekezet, vallási közösség belső szabályai szerint történik;
c) az egészségügyi ellátásban kezelt személy betegségére, egészségi állapotára vonatkozó személyes adatokat tartalmaz, gyógykezelés vagy az egészség megőrzése, társadalombiztosítási igény érvényesítése céljából;
d) az érintett anyagi és egyéb szociális támogatását célzó és nyilvántartó adatokat tartalmaz;
e) a hatósági, az ügyészségi és a bírósági eljárás által érintett személyeknek az eljárás lefolytatásával kapcsolatos személyes adatait tartalmazza;
f) a hivatalos statisztika célját szolgáló személyes adatokat tartalmaz, feltéve hogy – külön törvényben meghatározottak szerint – az adatok személlyel való kapcsolatának megállapítását véglegesen lehetetlenné teszik;
g) a sajtótörvény hatálya alá tartozó társaságok és szervek olyan adatait tartalmazza, amelyek kizárólag saját tájékoztatási tevékenységüket szolgálják;
h) a tudományos kutatás céljait szolgálja, ha az adatokat nem hozzák nyilvánosságra;
i) az adatkezelőtől levéltári kezelésbe került át;
j) a természetes személy saját célját szolgálja.

Kérdéseket legtöbbször az ügyfélkapcsolati kivétel értelmezése szokott felvetni.

Az adatvédelmi biztos állásfoglalása szerint a bejelentkezési kötelezettség alól mentességet eredményező ügyfélkapcsolatról csak akkor lehet szó, ha az Avtv. indokolásában említett, mentességet megalapozó tényezők fennállnak, vagyis az adatkezelés célja az érintett számára ismert, és az adatfelvétel közvetlenül tőle történik, valamint a személyes adatok kezelése az érintettel fennálló jogviszonyhoz vagy szolgáltatáshoz kapcsolódik. Ha az ügyfelek adatai meghatározott szempontból csoportosítva, adatbázisba szervezve állnak az adatkezelő rendelkezésére, akkor – hacsak a nyilvántartás nem sorolható be valamely más, bejelentés alóli kivé­tel körébe – az adatkezelést be kell jelenteni.

A törvényi kivételek között említett esetekben is be kell jelenteni az adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba, ha az az adatkezelő
– nem közvetlenül az érintettől vette fel az adatokat (ez a szabály alkalmazandó akkor is, ha a közvetett adatgyűjtést csak az érintettek egy része esetén alkalmazták);
– az adatokat az érintett részletes tájékoztatása nélkül más személy vagy szerv részére hozzáférhetővé teszi;
– nyilvánosságra hozza;
– egyébként az eredetitől eltérő célra használja fel.

Be kell jelenteni tehát az adatkezelést akkor is, ha az ügyfelek adatait az adatkezelő direkt marketing célra is felhasználja.

Az adatvédelmi biztos nyilvántartásába való bejelentkezést szolgáló adatlap a kitöltési útmutatóval együtt letölthető a következő címről:
http://ppos.hu/jogszabalyok_linkek/adatlap_adatvedelmi_nyilvantartasba_bejelentkezeshez.doc

Bár a törvény szankciót nem tartalmaz a bejelentkezés elmaradásának esetére, ügyfeleimnek mégis szoktam tanácsolni a bejelentést, illetve kitöltjük részükre az adatlapot. Az ügyfelek bizalma a szolgáltatás iránt erősebb, ha az adatvédelmi lajstromszámmal is találkoznak regisztrációnál. Hasznos ezen felül azért, mert olyan rovatokat is ki kell tölteni, amelyek csak az adatkezelés minden lényeges körülményének meghatározása után állhatnak rendelkezésünkre. Így ha pl. ha „az adat törlési határideje” pontba nem tudunk semmit beírni, akkor elfelejtettük meghatározni az adatkezelés időtartamát, amely még időben korrigálható.

Az adatvédelmi nyilvántartás adatbázisa mindenki által elérhető, keresni benne a http://abiweb.obh.hu/BASIS/aventa/pub/adatkezelo/sf címen érdemes.

Ha hasznosnak találta írásomat, iratkozzon fel hírlevelemre, hogy első kézből értesüljön az adatvédelemmel és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos információkról.